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Como superar obstáculos na implementação do RGPD em pequenas empresas

10 março 2020
Publicado em RGPD

Planeia fazer a implementação do RGPD numa pequena empresa? Vai encontrar obstáculos, mas eu posso ajudá-lo a ultrapassá-los!

Em artigo anterior identifiquei muitas das dificuldades e obstáculos existentes, quando se planeia implementar o RGPD em pequenas empresas.

Na realidade, estes obstáculos existem em pequenas empresas (e noutros tipos de estruturas), quer pela sua reduzida dimensão, quer pela escassez de fontes de financiamento ou pelo reduzido interesse sobre aquilo que é o direito à privacidade e proteção de dados de todos nós, a realidade é que em muitos casos esses obstáculos se transformam em barreiras intransponíveis!

Neste artigo apresento um conjunto de estratégias para o ajudar na superação de grande parte dos obstáculos na implementação do RGPD em pequenas empresas

Estratégia e boas práticas

A. Seja um formador.

Apresente o RGPD como se fosse um formador, na perspetiva de formar as pessoas e não apenas de informar e implementar; Não parta do pressuposto que os seus interlocutores dominam os conceitos com que você trabalha, no âmbito do RGPD (titulares de dados, tratamento de dados,…).

B. Conte com tempos de resposta alargados.

A organização no seu todo vai responder devagar.

Ou por não deter conhecimento para dar resposta às solicitações ou por não ter tempo disponível para tal. Procure apresentar tarefas mais pequenas, que permitam que o projeto de implementação avance com pequenos passos, em vez de entregar tarefas maiores que obriguem a grande dispêndio de tempo e que por isso fiquem sempre pendentes.

C. Seja um facilitador.

Procure simplificar o trabalho, desmistificando e simplificando as tarefas para que, de uma maior perceção, resulte também uma maior aceitação das mesmas. Facilite a tomada de decisões, decompondo os problemas, decompondo os desafios e possibilitando decisões parcelares e evolutivas.

D. Faça muitas perguntas, mesmo que saiba as respostas.

Ao fazer perguntas está a provocar que os seus interlocutores falem sobre o tema e se envolvam, pensado sobre o mesmo. Não seja incomodativo, mas tenha em atenção que quanto mais as pessoas tiverem motivo para falar sobre o RGPD, mais conhecimento terão sobre o tema e consequentemente mais interesse e envolvimento na resolução doas resistências que se encontrem.

E. Procure perceber os motivos.

Tente descobrir os motivos por trás das resistências e dificuldades que vai encontrando. Por vezes são pequenas questões que você pode ajudar a resolver, e que lhe vão poupar muitíssimo tempo. Por exemplo, se pedir a alguém que lhe envie um ficheiro em PDF, pode acontecer que essa pessoa não saiba como transformar um ficheiro de processador de texto em PDF e por consequência, uma tarefa de 10 minutos pode transformar-se num desafio de 3 ou 4 dias…

F. Apresente relatórios.

Procure documentar o seu trabalho com relatórios de progresso, consoante vão sendo conquistados objetivos parcelares. Desse modo está a facilitar a perceção de que a implementação do RGPD está em bom caminho e de que o seu trabalho está a ser realizado.

G. Sugira mudanças faseadamente.

Se tiver de sugerir uma mudança que obrigue a grandes alterações por parte da estrutura e dos seus colaboradores, e se o tema o permitir, sugira essa mudança em fases. Isto permitirá às pessoas uma adaptação gradual e não criará anticorpos nocivos para a próxima mudança que tenha planeado.

Conclusões

O RGPD está ai, e está para ficar.

Com implementação transversal a toda a economia, as pequenas empresas (e similares, por exemplo, o setor associativo) não ficam de fora.

Poderá não ser o cliente que prefere, ou poderá estar vocacionado para uma tipologia muito específica de estruturas, mas se um desafio desta natureza lhe surgir tenha por garantido que a preparação é fundamental para o vencer.

Enquanto a implementação do RGPD em estruturas maiores permitirá certamente a constituição de equipas de trabalho, eventualmente com um especialista de cada uma das áreas mais pertinentes (advocacia, gestão, informática,…), no caso das pequenas empresas os orçamentos envolvidos ditarão provavelmente que todo o projeto seja conduzido apenas por uma pessoa.

Como reforço, para situações desta natureza em que terá de agir isoladamente, é sempre útil manter uma rede de contactos de outros profissionais que complementem a sua especialidade e a quem possa pedir apoio para questões muito específicas.

É extremamente importante que conheça o setor de atividade em que a empresa opera, mas se não for esse o caso, pedir apoio a um profissional desse setor não está fora de questão; afinal estamos sempre a aprender!

 

 


SOBRE O AUTOR
Horácio Lopes é licenciado em Gestão, Mestre em Gestão e em Marketing. Tem variadas formações profissionais onde se inclui a formação em Encarregado de Proteção de Dados.
Iniciou a sua vida profissional em 1992, acumulando experiência desde então em múltiplos setores de atividade, quer em empresas próprias quer em empresas de clientes.
Atualmente é gestor de uma empresa que faz a gestão de departamentos de marketing de empresas clientes, em regime de outsourcing, e formador com CCP nas áreas de gestão, marketing, eventos e projetos.
Com uma postura eminentemente prática, procura aliar sempre a fundamentação teórica com a contextualização prática, focando-se na eficácia.

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